تنظيم المنزل: نصائح الخبراء حول إدارة الأوراق المنزلية

في يومنا هذا وعصر معالجة المعلومات الرقمية وتخزينها، قد تعتقد أن أكوام الورق لدينا ستكون أصغر بكثير وأكثر قابلية للإدارة مما كانت عليه من قبل. ومع ذلك، بالنسبة للعديد من العائلات، هذا ليس هو الحال. هل لديك أكوام كبيرة من الورق حول منزلك، تغطي كل الأسطح المتاحة؟ مع اقتراب وقت الضرائب، اغتنم الفرصة لبدء بعض عادات الإيداع الجديدة. للبدء، اتبع هذه النصائح المفيدة.

وقت القرار

هل تصبح جامدًا عندما تقرر ما يجب فعله بورق منزلك؟ هل تؤدي حالة التردد لديك إلى رمي الورقة على كومة متزايدة باستمرار؟ احتفظ بها أم أرميها؟ قد يكون إجراء المكالمة أمرًا صعبًا، ولهذا السبب غالبًا ما ينتهي الأمر بالناس إلى الإصابة بالبواسير.

في المرة القادمة التي تصادف فيها قطعة من الورق تتجه نحو كومة الورق الخاصة بك، قاومها واسأل نفسك بدلاً من ذلك، "ما هو الإجراء التالي المتعلق بهذه القطعة من الورق؟" إذا كان الإجراء شيئًا يمكنك القيام به بسرعة، في دقيقتين أو أقل، فافعله. إذا كان الإجراء التالي يتطلب مزيدًا من الوقت أو الجهد، فضعه في ملف يمكنك الرجوع إليه ومعالجته لاحقًا. (هام: قم بتخصيص وقت في التقويم الخاص بك للعودة إليه فعليًا!) أوصي بالاحتفاظ بـ "ملفات الإجراءات" لهذه الأنواع من الأوراق، والتي يطلق عليها هذا الاسم لأنها توضح الإجراء الذي يجب اتخاذه مع الورقة. بعض ملفات الإجراءات الشائعة هي: المهام، والدفع، والقراءة، والانتظار.

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة عندما يتعلق الأمر بتحديد الأوراق التي يجب الاحتفاظ بها وأيها يجب التخلص منها؟ الرجوع إلى مفيد المنظمة بشكل مبتكرقائمة التحقق من الاحتفاظ بالورق.

مناطق الورق

عند إعداد نظام حفظ ملفات عالي الإنتاجية، فمن الأفضل إنشاء "مناطق" تتوافق مع تكرار استرجاع العناصر. بمجرد قيامك بإعادة تدوير أو تمزيق الأوراق التي لا تريدها أو تحتاج إلى الاحتفاظ بها، يجب أن تقع أوراقك المتبقية في إحدى مناطق حفظ الملفات هذه:

الملفات النشطة:تحتوي هذه الملفات على الأوراق التي تستخدمها أو ترجع إليها كثيرًا (يوميًا أو أسبوعيًا). وهي أيضًا أوراق تمثل "الإجراء" الذي يتعين عليك اتخاذه. أمثلة: فواتير الدفع، والدعوات التي تتطلب الرد، وقسيمة الإذن التي تحتاج إلى توقيع. ويجب حفظ هذه الملفات في منطقة يسهل الوصول إليها.

الملفات المرجعية:هذه الملفات عبارة عن أوراق يمكنك الوصول إليها بانتظام، ولكنها لا تتطلب إجراءً فوريًا؟ مما يعني أنه ليس لديهم "تاريخ استحقاق" مرتبط بهم. وينبغي فرز هذه المستندات إلى فئات لسهولة استرجاعها بسرعة. أمثلة: الضمانات، أوراق التأمين، الأدلة. يجب أن تكون هذه الملفات قابلة للوصول، ولكن يجب أن تكون عقارات الملف الرئيسي محفوظة لملفاتك النشطة.

ملفات الأرشيف:هذه الملفات مخصصة للأوراق التي تحتاجها أو ترغب في الاحتفاظ بها لأغراض تاريخية أو تذكارية، ولكنك لا تحتاج إلى الوصول إليها أكثر من مرة واحدة سنويًا. أمثلة: الإقرارات الضريبية السابقة، والسجلات الطبية القديمة، والأعمال الفنية الخاصة أو الواجبات المدرسية التي تم الاحتفاظ بها لأسباب عاطفية. لا يلزم أن يكون الوصول إلى هذه الملفات سهلاً نظرًا لأنه لا يتم الرجوع إليها كثيرًا. فقط تأكد إذا قمت بتخزين هذه الملفات في منطقة مثل الطابق السفلي من اختيار الحاوية المناسبة التي تحميها؟ اختر متينًا ومقاومًا للماءحاوية الملف.

الملفات، وليس أكوام

كيف هذا للتعويذة للعيش بها؟ تحتاج أوراقك المحتفظ بها إلى منزل، وأنت محظوظ لأن هناك العديد من منتجات حفظ الملفات التي يمكن أن تناسب أي شخص أو مساحة. خذ بعض الأشياء في الاعتبار عند اختيار منتجات التسجيل الخاصة بك. هل أنت شخص بصري؟ إذا كان الأمر كذلك، فقد لا تكون خزانة الملفات هي الخيار الأمثل بالنسبة لك، خاصة بالنسبة لملفاتك النشطة، والتي يجب أن تظل أمامك. فكر أيضًا في المساحة الخاصة بك. هل لديك جدار يمكن استخدامه لإيواء منتج حفظ الملفات؟ إذا كان الأمر كذلك، فاختر وفقًا لذلك. فيما يلي خمسة خيارات لحفظ الملفات يجب مراعاتها:

1.أدراج الملفات التقليدية:رائع إذا كان لديك الكثير من الملفات و/أو كنت تفضل إبقاء ملفاتك بعيدة عن الأنظار.
2.ملفات الأكورديون:خيار جيد إذا كنت تفضل شيئًا محمولاً.تلميح: استخدم هذا لتقديم الإيصالات الشهرية.
3.فارزات الحائط:خيار رائع إذا كنت ترغب في استغلال مساحة الحائط.
4.ملفات المجلة:ليس فقط لحفظ المجلات، بل يمكن أن تحتوي أيضًا على ملفات مشروع "قيد التنفيذ".
5.فارزات عمودية:تعمل هذه على إبقاء ملفاتك النشطة على مستوى العين، وبما أنها "خارجية" فهي رائعة للأشخاص الذين يميلون إلى أن يكونوا أكثر وضوحًا.

بمجرد الانتهاء من تطبيق نظام إدارة الورق، فإن أهم نصيحة يمكنني تقديمها لك هي استخدامه والمحافظة عليه! تذكر أن المفتاح هو أنتفي الواقع قم بحفظ أوراقك، وليس تكديس أوراقك.

حسنًا، ها أنت الآن تقف على الطريق نحو إدارة أفضل للورق؟ فقط اتخذ هذه الخطوة الأولى! لمزيد من النصائح حول إدارة الأوراق، قم بتنزيل Innovatively Organizer'sإدارة الورق 101 ندوة عبر الإنترنت. يمكن لقراء ParentMap تنزيل الندوة عبر الإنترنت مجانًا عن طريق إدخال الرمز PAPERMGMT. يمكنك أيضًا الانضمام إلينا في 5 أبريل من أجلناإدارة الورق 201 ندوة عبر الإنترنت.

لقراءة المزيد من النصائح من خبيرة التنظيم والإنتاجية المبتكرة إليزابيث بومان، قم بمراجعةبلوق المنظمة بشكل مبتكر، حيث يتم نشر النصائح والحيل والمعلومات الجديدة حول أحدث التطبيقات وتنظيم المنتجات بانتظام. Innovatively Organizer هي شركة تنظيم وإنتاجية مقرها سياتل توفر حلول تنظيم فعالة للمحترفين والفرق والعائلات المشغولين لإدارة وقتهم بشكل أفضل وزيادة الإنتاجية والتحكم في مساحاتهم. تواصل مع إليزابيث بومان عبر البريد الإلكتروني على[email protected]، تويتر علىiOrganized أو قم بزيارةInnovativelyOrganized.com.